Effektives Zeitmanagement: So geben Sie dem Stress keine Chance!

Jeder Mensch hat wohl schon vom Ausspruch gehört, dass Zeit Geld ist. Und dennoch stellt so manch einer am Abend fest, dass er von seinem Arbeitspensum nicht viel geschafft hat. Ursachen hierfür gibt es viele. Für ein effektives Zeitmanagement müssen diese zeitraubenden Ursachen beseitigt werden und zusätzlich ist es nötig, den Arbeitsalltag gut zu strukturieren.

1. Zeitplan

Um Zeit effektiv nutzen zu können, empfiehlt sich die Aufstellung eines Zeitplans. Jeder Mensch weiß, wie viel Zeit ihm zur Verfügung steht, wie viele Stunden er davon für die Arbeit und wie viele er für die Freizeit nutzen möchte. Insbesondere die Arbeitszeit gilt es zu strukturieren. Wer seine Projekte untergliedert, sie in einzelne Prozesse und Arbeitsschritte aufteilt, investiert zwar mehr Arbeit und Zeit in die Planung. Er kann aber präziser arbeiten und am Ende alle erledigten Schritte abhaken. So behält er stets einen Überblick über das Arbeitspensum. Beim Aufstellen der einzelnen Prozesse sollten die unangenehmen Arbeiten nicht allzu lange aufgeschoben werden. Das Wissen um sie würde das Gehirn unnötig belasten und den Arbeitseifer hemmen. Zudem macht es glücklich und zufrieden, wenn man eine unliebsame Arbeit erfolgreich erledigt hat.

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2. Teamarbeit

Wer den ersten Schritt, die Zeitplanung, erledigt hat, kann sein Projekt gut einschätzen. Womöglich empfiehlt es sich, einzelne Aufgaben zu delegieren oder sich einen zweiten oder dritten Mann ins Boot zu holen. Doch Vorsicht! Es gibt

  • Mitstreiter, die hilfreiche Zuarbeit leisten
  • Mitstreiter, die Mitläufer sind
  • Mitstreiter, die eher schaden als nützen.

Tatsächlich hilfreich sind nur diejenigen Kollegen, die dasselbe Ziel verfolgen und an einer erfolgreichen Zusammenarbeit interessiert sind. Mitläufer, die selbst nicht aktiv werden, behindern höchstens durch ihre Anwesenheit. Und solche, denen allgemeines Geschwätz und Wichtigtuerei über die eigentliche Arbeit gehen, können eine echte Gefahr für das Projekt darstellen. Letztlich geht es einigen sogar darum, sich im fremden Licht zu sonnen. Es lohnt also, Mitstreiter gezielt auszuwählen.

3. Konzentration

Konzentration ist eine Fähigkeit, die das effektive Arbeiten erst möglich macht. Doch konzentrieren kann sich der Mensch nicht ständig. Tag und Nacht lebt der Organismus in einem Biorhythmus, der durch abwechselnde Phasen der Konzentration und Phasen der Ruhe geprägt ist. Gewährt man ihm Letztere nicht, reagiert er gestresst. Zu viel Stress bedeutet, dass die Leistungsfähigkeit merklich nachlässt. Der Zeitplan sollte daher ausreichend Ruhephasen enthalten, in denen es sich empfiehlt, an die frische Luft zu gehen, sportliche Betätigungen auszuüben oder sogar bei einem Nickerchen abzuschalten. Wichtig für das effektive Arbeiten ist, das richtige Maß an Ruhe und Anspannung zu finden.

In den Phasen des konzentrierten Arbeitens sollte man sich tatsächlich auf die Arbeit konzentrieren. Ungebetene Besucher oder das Telefon müssen ignoriert werden. Der Schreibtisch sollte frei von unnützem Ballast sein, damit der Blick nicht auf die neuesten Meldungen in der Zeitung, das Kreuzworträtsel oder den Terminkalender der Arbeitskollegin schweift. Ein aufgeräumter Schreibtisch wirkt beruhigend und fördert außerdem die Kreativität.

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